「機能」をナメてませんか? あなたの仕事を楽にする 魔法の言葉ですよ

WEBコンサルタント
澤木 光一

今回はみなさんも使っているであろう様々なアプリケーションの「機能」を使うことに重点をおいたほうが良いですよと言うお話です。

アプリケーションとは、仕事で使うパソコンにインストールされているソフトウェアであったり、あなたのスマートフォンにも入っているアプリのことを指します。アプリケーションにはそれぞれ様々な「機能」が備わっており、バージョンアップすることで新しく追加されたりしますよね。

今日はこの「機能」を理解し使いこなせるように、日々意識してアプリケーションを使うようにしましょうということをお伝えしていきます。日々意識しているかいないかで、物事の処理速度が明らかに変わってきます。

この事を理解し、体得していれば「できる人」と呼ばれ、職場で尊敬されるようになります。ですから非常に大切なことなので最後まで必ず読んでくださいね。

「機能」を軽視するダメ社員

「機能」というと大した印象ではないように感じますが、実はとんでもなくあなたの仕事を楽にする可能性を秘めた魔法の言葉です。

「機能」をナメてる人は仕事が遅く、いわば仕事ができない、使えない人であることが少なくありません。本人はそうは思っていなくても、「機能」を体得している人からしてみれば、そう思われてしまうことは避けらないのです。

例えば「デジタル・ディバイド」という言葉がありますが、これはインターネットやパソコン、スマートフォンなどの情報技術を使える人と、使えない人の格差を表した言葉です。つまり情報格差ですね。

現代では、世界的に格差社会に突入していることはご存じかと思いますが、情報格差というのはその中の一種です。パソコンやスマホを使いこなせるようにならなければ、社会に遅れをとり、国や会社があなたに対して余計な費用や時間をかけ対応しなければならないようになってしまいます。

例えば役所で行われる手続きはネット化してしまえば、わざわざ現地に行かないで手続きを完了することはできてしまいます。しかし、今でもそうなれていないのは、パソコンやスマホなどの情報機器を扱えない人が多いために、進まないことが大きな原因の一つとなっています。つまり、そこには莫大な税金と、時間がかかっており、社会全体でみれば非常に非効率です

つまりパソコンやスマホのように、「機能」も使える人と使えない人で分けるとすると立派な「格差」と言えるのではないでしょうか。

ですから「機能」を軽視してはいけません。「機能」はあなたの貴重な時間を尊重するものであり、また、あなたに「ゆとり」をもたらすものであることを決して忘れてはなりません。

「機能」とはメーカーの努力の結晶であるということ

例えば、みんな使ったことがある代表的なアプリケーションといえば「エクセル」がありますよね。

この「エクセル」には様々な機能がついていますが、下記の機能はご存知でしょうか?また、ご存知の方は自由に使いこなすことができていますか?

  • VBA
  • マクロ
  • ピボットテーブル
  • VLOOKUP関数
  • 条件付き書式

ここで一つもご存知ないという方は非常に残念ですが、「機能」を理解することをもっと意識したほうがよいです。これらの機能を使うことができれば、軽く10倍以上は仕事が早くなります。

「機能」というのは、アプリケーションの開発メーカーが研究して苦労を重ねた「努力の結晶」なのです。それを知らない、使わない、理解していないのであればもったいなさ過ぎます。

私の感覚では、一般的なアプリケーションは20%ぐらいの機能しか使われていないのが、平均ではないでしょうか?

もはや、現代は一から愚直にそろばんで弾くような時代ではなく、プログラミングや関数で一瞬で自動計算してしまう時代です。さらに言えば、AIの登場で人間が計算すらしなくてよい時代になってきています。

ですから、もしあなたが格差に絶望したくないのであれば、「機能」には敬意を表して、体得するように心掛けてください。

決して分からないからと、無視したままではいけません。分からない「機能」には、向き合って、努力して、体得するように努めてください。

「機能」は同じことをより「正確」に「早く」処理できる

私が新卒で入社した時の話です。

そこには「機能」を理解するのが面倒だな〜と感じている先輩がいて、毎日行う定例業務を処理するのに3時間ほどかかっていました。しかし、私が調べたところによると、どうやらその作業は、ある「機能」を使えばもっと早く処理できるということが分かりました。

先輩にその事を伝えると「オレ面倒だから澤木くんやってよ」と。私は「わかりました」と答えました。

初めはその機能を理解するのに時間がかかり、1週間ほど試行錯誤を繰り返し、辛い日々が続きましたが、なんとか体得して定例業務を改善することに成功しました。

すると、いままで3時間かかっていた作業が、10分で終わるようになってしまったのです。その差、18倍です。そして、先輩の大事な定例作業をいとも簡単に終わらすことに成功してしまい、私はあることに気が付きました。

「機能ってのは一時期しんどくても、一度覚えちゃったら効率よくね?」と。

いまでは、アプリケーションの細かい機能まで確認することで、一日終わってしまうこともよくあります。つい先日も一眼レフカメラの細かい機能を理解して使えるレベルになりたくて、丸一日かけて取扱説明書と睨めっこしていました。

ですが、その後は状況によって撮影モードの選択や、細かい機能を使い分けることができるようになったので、カメラの性能をより使いこなすことできるようになりました。

このように、私はいままで「機能」と呼ばれるものに敬意を示し、向き合うように努めてきたことで、人生の貴重な時間をさらに有効に使うことができるようになりました。

ぜひ、あなたも一度立ち止まって、いつも使っているアプリケーションの「機能」に着目してみてください。そして、よくわからない機能は一つづつ調べてみてください。

これは成功法則でもあり、原理原則のような話になってしまうのですが、仕事の遅い人というのは忙しいからとか、面倒とか言って、その場で問題を解決しようとしません。仕事の早い人は全ての仕事を止めてでも、いまある問題や課題をクリアしてから次に向かいます。

私の周りで成功しているタイプは圧倒的に後者が多いです。一方、私が会社員だった頃は前者の様なタイプの人ばかりでした。

ぜひ、あなたにもこの話が伝わっていると大変嬉しく思います。

WEBコンサルタント
澤木 光一

今日は非常に抽象度の高いお話だったので理解にしにくかった方もいるかも知れません。ただ、明日から使ったことのない「機能」を調べて、体得することに意識を集中してみてください。

「忙しい、分からない、面倒くさい」は禁物です。思った瞬間、口にした瞬間に成長の機会を失ってしまうことになります。

「機能」を理解しようとせず体得できないままでいるから、いつまでも忙しく時間がかかってしまっているのです。いい加減そのことに気づきましょう。

少しだけ今日は厳しい口調でお伝えしてきましたが、あまりにも「機能」がないがしろにされていることに、ずっと前から違和感がありました。

愚痴言う前に、説明書しっかり読みましょう。盲目に作業する前に、一度調べましょう。

今日はそんな魔法の言葉、「機能」のお話でした、それでは!

友人・知人のアナログ経営者にも参考になるかも?!

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