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メールの問題点
私自信もまだメールを使っていますが、一部社外のやりとりに使用しているだけです。特に大企業案件のやりとりや、お問い合わせフォームからの回答に利用していますが、それ以外はほぼ全てビジネスチャットでやり取りしています。
では、なぜメールを使わなくなってしまったのか？
その理由は、いくつかありますが主に下記３点の問題が原因かと思っています。
あとから情報を検索するのが大変
私はメールのやり取りには、Macの「メール」という始めからインストールされているアプリケーションをずっと使用してきました。しかし、検索機能を使っても引き出したい情報を探すまでにストレスが多いのです。
その理由として、検索対象のメールの中には要点を絞らずに文章でダラダラ説明してくるようなメールがあったり、無駄にCCに入れられて不要な情報まで含まれていたりもします。あとから自分が探したい情報にアクセスしたいと思った時、目的の情報に辿り着くのに非常に時間が掛かっていました。
それはまるで宝探しのように、ゴミ山の中から探すのと似ているため非常にストレスでした。
「〜様 お世話になっております」などの定型文が無駄
メールを新規作成する度に、この「〜様 お世話になっております。株式会社〜の 澤木です。 〜〜〜 よろしくお願い致します。」という文章を送るのが一般的なビジネスマナーとなっています。メールの構造上、頭から読んでいくので「〜様」とまず誰に向けて送っているのか明示する必要があります。それから「自分の会社名と名前」、本文を入れて最後に「よろしくお願い致します」の一文。
こうやってみると一番肝心なのは「本文」だけです。それ以外は極端に言えば毎回送る必要は無いわけです。「本文」だけ伝えれば一番効率的であり、受け手も理解しやすいのは間違いないです。
CCやBCCで送られてきたときには読まない
自分宛ではないけれど、部下や外部がやり取りしている「CC」や「BCC」のメールまでちゃんと読んでいますか？ちなみに私はというとほとんど読んでいません^^;
エビデンスと称して「CC」に何十人も入れて送られてくるメールを見る度にうんざりしたことはありませんか？あれは非常に非効率的であり、余計な情報をチーム内に持ち込んでいるとも言えます。
送った本人は、「メールで送ってあるだろ！」と言わんばかりに、責任逃れの常套手段として使われているようですが、チーム全体で余すことなく全情報を共有する必要なんてほとんどありません。シンプルに考えると、送られた本人に必要な情報だけあれば良いわけです。
「CC」に送られてきたメールは、後から必要な情報を探すために ”取り敢えずメールボックスに入っているから” という認識でスルーしている人は多いはずです。
メールとビジネスチャットの比較
メールとビジネスチャットを比較してみました。主に下記のような特徴があります。
メールの特徴
- 送信後に編集できない
- 書き出しに「〜様 お世話になっております」などの一文が必要
- あとから情報を探すのが大変
ビジネスチャットの特徴
- 送信後に編集できる
- 書き出しに「〜様 お世話になっております」などの一文は不要
- あとから情報を探すのが楽
ビジネスチャットはこれを使えばOK！
ビジネスチャットの代表的なサービスを紹介させていただきます。ここでは２つのサービスを紹介していますが他にもたくさんありますので、興味のある方はご自身で検索してみてください。取り敢えず、早速ビジネスチャットを導入してみたい！という方は下記のどちらかを採用すればOKかとおもいます。
Chatwork
私のオススメは「Chatwork（チャットワーク）」です。国産でありながら、現在はシリコンバレーで開発されているということも合って、非常に完成度が高く、利便性が高いです。私もメインで使っているのがChatworkです。無料です。もうこれなしでは仕事は出来ません…そのぐらい活躍してくれています。
特に「タスク管理」と、「ファイル管理」これだけでマネジメントが劇的に楽になります。
LINE WORKS
あなたも使っているであろうご存知「LINE」のビジネス版です。LINEの使い勝手はそのままに、データ管理や、画面共有などのビジネス機能が付加され、InternetExplorerやGoogle Chromeなどブラウザ上でもやり取り出来るようになっています。おなじみのスタンプを業務で使うことができるので、社員間のコミュニケーションが円滑になり、チームワークは向上するかもしれませんね。
https://line.worksmobile.com/jp/
以上紹介してきましたが、大事なことはまずは「しばらく使ってみる」ということです。
新しい物を採用する時は非常に大事なポイントであり、またメールに戻ってしまっては進歩しないということを選んでしまっているということです。それはつまり時代に乗り送れるということと同意です。まずは実際にしばらく１〜２週間使ってみて、利便性を体感してみてください！
チャットといえば昔からある技術ですが、最近のチャットは新たに『ビジネスチャット』と呼ばれ、一味も二味も違う便利なツールとして生まれ変わっています。とにかく超便利なんです。
今回は私も利用しているビジネスチャットについて、メールより如何に優れているかをお伝えしていきたいと思います。